Statusbedömning och lokalförsörjningsplan

Projektgenomförandeprocess, statusbedömning och framtagande av underlag till långsiktig lokalförsörjningsplan – Statlig myndighet

Såväl offentliga som privata verksamheter som är hyresgäster och beställare av ny-, om- och tillbyggnader behöver ha kontroll och struktur inför och i varje fas av de byggprojekt som bedrivs.

Meta ledde under 2018 genomförandet av framtagande och implementering av ny projektgenomförandeprocess för en statlig myndighet med komplexa lokalbehov.

Genom att följa projektgenomförandeprocessen kan myndigheten med bättre styrning och kontroll av byggprocessen och det ekonomiska utfallet tydligare jämföra olika projekt, samla erfarenheter och göra ständiga förbättringar. Processen fokuserar i synnerhet på de tidiga skedena av projekten. På det viset tas verksamheternas synpunkter tillvara på ett strukturerat sätt och kostsamma ändringar och tillägg sent i projekten minimeras.

Med tydligt definierade milstolpar som ej får passeras innan ett antal förutbestämda kriterier är uppfyllda ges möjligheten att avbryta projektet, framförallt i de tidiga skedena, utan att stora förgäveskostnader uppstår.

Uppdraget inkluderade även framtagande av rollbeskrivningar och ansvarsförhållanden för de olika positionerna inom beställarens olika enheter. Process- och rollbeskrivningarna kompletterades med mallar och manualer för specifika aktiviteter, t.ex. för de analyser som ska genomföras och för de rapporter som ligger till grund för beslut. Med denna, mer rigida struktur och de tillhörande verktygen, kan beställaren framledes ha bättre möjligheter att styra framdriften av sina projekt så att kostnadseffektiva lösningar prioriteras och tidsplaner följs.

Utöver framtagandet av projektgenomförandeprocess ledde även Meta arbetet med att statusbedöma myndighetens lokalbestånd med hjälp av den norska standarden NS 3424, Tilstandsanalyse for byggverk. Denna bygger på att först bedöma tillståndsgrad, sedan konsekvensgrad följt av sannolikhet och risk och till sist föreslå och prioritera åtgärder.

Resultatet av statusbedömningen ska sedan kunna användas som underlag för framtagandet av en långsiktig fastighetsutvecklingsplan. Syftet med fastighetsutvecklingsplanen är att få fram ett allsidigt underlag för att kunna bedöma behovet av nyinvesteringar och förbättringar i verksamhetens byggnader och lokaler. Uppdraget ska innehålla en kortfattad beskrivning av verksamheten idag, en bedömning av den framtida utvecklingen i kort, mellanlångt och långt perspektiv samt förslag till åtgärder. Resultatet av statusbedömningen och förslag till åtgärder kan redovisas grafiskt för att vara lättillgängligt. Genom denna strukturerade planering ges förutsättningar att tillhandahålla lokaler som långsiktigt stödjer verksamheten med minimala driftstörningar. Dessutom undviks merkostnader i drift och förvaltning kopplat till kommande investeringar. Utifrån fastighetsutvecklingsplanen finns det även möjligheter att skapa en förvaltningsplan inklusive planerade underhållsåtgärder.