Kontroll på anläggningarna

Tidigt våren 2017 fick Meta uppdraget att projektleda och stödja införandet av Trafikförvaltningens fastighetssystem. Fastighetssystemet har använts i flera år av Trafikförvaltningen men då nya avtal inom fastighetsdriften ställer högre krav på planering, utförande och uppföljning, krävs även att systemstöd, processer och organisation utvecklas och går jämna steg med varandra, både idag och i morgon.


Strategiskt mål

Ett av Trafikförvaltningen viktigaste prioriterade mål var ”kontroll på anläggningarna”. För att nå målet krävs utvecklade processer och användarvänligt systemstöd så att driftleverantörerna kan registrera objekt, etablera driftsplaner och rapportera tillsyn och skötsel. Förvaltningen ska också kunna genomföra uppföljning för vidmakthållande av anläggningsstatus och avtalsföljsamhet. Systemstödet ska även kunna registrera förvaltningsintressant information såsom byggnader, utrymmen och installationer från externa investeringsprojekt. Vidare krävdes integrationsutredningar för att säkerställa kopplingarna mellan fastighetssystem och övriga, kringliggande system så att masterdata kunde säkerställas och nyttjas.

Kravställning och regelverk

För att få in rätt förvaltningsintressant information från investerings- och underhållsprojekten, krävs en tydlig kravställning i ett samlat regelverk. Ambitionsnivå och detaljeringsgrad för olika discipliner kartlades inom organisationen så att den förvaltningsbara informationsmassan blev så optimal och framtidssäkrad som möjligt. Även externa pågående projekt såsom ex.vis Norsborgsdepån, Slussen, Förvaltning för utbyggd tunnelbana (FUT) med dess delprojektledare, VDC-, BIM- och datasamordnare med flera tillsammans med driftleverantörer var också viktiga samarbetspartners för förankring samt att få viktig input till kravställningen.

Anläggningsinventering

Ett annat viktigt steg för att nå målet med ”kontroll på anläggningarna”, var den stora objektsinventering som genomfördes 2018 – 2019 i tunnelbanan så att information om viktiga installationer och utrymmen säkrades i fastighetssystemet. Meta ansvarade för framtagning av kravställning, vägledningar och valideringsunderlag men också för stöd av upphandling och förhandling med uppdragsentreprenör. Inventering genomfördes sedan på tunnelbanans alla 100 stationer samt 4 depåer med den kontrakterade entreprenören där kvalitetssäkring av den nya informationen genomfördes under Metas ledning.

Det färdiga regelverket

Slutligen färdigställdes regelverket, de tillhörande processerna för ut- och incheckning av informationsleveranser samt råden om informationsägarskap. Meta har också varit rådgivande för kartläggning av övriga fastighetsnära processer samt kring myndighetskrav som omgärdar fastighetsförvaltningen.

 

Trafikförvaltningen är en del av Region Stockholm och ansvarar för kollektivtrafiken i Stockholms län där tunnelbana, buss, pendeltåg, lokalbana och pendelbåt ingår i varumärket SL. Utöver varumärket SL ansvarar Trafikförvaltningen även för Waxholmsbolaget, Färdtjänsten och Spårvägsmuseet.

Portal för informationsdelning och interaktion

Som ett led i arbetet med att stärka greppet kring sin informationshantering har Västfastigheter lanserat en portal för informationsdelning och interaktion för sina medarbetare.

Västfastigheters verksamhetsutveckling tar nya former

Västfastigheter är Västra Götalandsregionens lokalförsörjare och utvecklar/förvaltar ett bestånd på ca 1,7 miljoner kvm. Hyresintäkterna uppgår till ca 1,5 miljarder kr. Årlig investeringsvolym är ca 1,6 miljarder kr. Antalet anställda ca 400.

Verksamhetsstöd och utvecklingstjänster i fastighetsdriften

Meta har i olika uppdrag hjälpt Göteborgs Hamn med både verksamhetsstöd och utvecklingstjänster, företrädesvis inom fastighetsdriften.

Tydlig målbild skapar riktning i verksamheten

Utvecklad fastighetsförvaltning! Det var önskemålet som Danderyds kommun hade då de identifierat ett antal punkter som de ville utveckla inom sin verksamhet. Utmaningarna de hade är inget ovanligt för verksamheter av denna typ och behovsanpassade lösningar finns att finna.

Statusbedömning och lokalförsörjningsplan

Projektgenomförandeprocess, statusbedömning och framtagande av underlag till långsiktig lokalförsörjningsplan – Statlig myndighet. Såväl offentliga som privata verksamheter som är hyresgäster och beställare av ny-, om- och tillbyggnader behöver ha kontroll och struktur inför och i varje fas av de byggprojekt som bedrivs.

Fastighetsregister

Fastighetsregister - nationellt samarbete för att skapa ordning och reda. När en av Sveriges största fastighetsägare och förvaltare av landets största sammanhållna kulturarv, Svenska kyrkan, skulle genomföra ett projekt för att effektivisera sin fastighetsförvaltning med hjälp av ett nationellt fastighetsregister fick Meta uppdraget med projektledning och metodstöd.

Konsolidering av heltäckande systemstöd

Konsolidering av heltäckande systemstöd. Användarvänlighet! Det stod högt upp på önskelistan när Upplands Väsby kommuns fastighetsbolag Väsbyhem skulle se över sina system för fastighet, ekonomi och marknad. Syftet med projektet var att säkra att bolaget i alla led kunde leva upp till det övergripande målet; ”att vara det självklara valet” och underlätta för organisationen att arbeta enhetligt och effektivt.

Enhetliga processer och nytt fastighetssystem

Enhetliga processer och nytt fastighetssystem. ”Ett Akademiska Hus, med enhetliga och effektiva processer och där lärdomar och best practice sprids snabbt inom företaget”, så löd strategin för det statligt ägda fastighetsbolaget Akademiska Hus. Målet var att arbeta på ett mer effektivt sätt, enhetligt mot kunder i hela landet samt att enklare kunna utveckla och införa nya arbetssätt.

Kontroll på anläggningarna

Tidigt våren 2017 fick Meta uppdraget att projektleda och stödja införandet av Trafikförvaltningens fastighetssystem. Fastighetssystemet har använts i flera år av Trafikförvaltningen men då nya avtal inom fastighetsdriften ställer högre krav på planering, utförande och uppföljning, krävs även att systemstöd, processer och organisation utvecklas och går jämna steg med varandra, både idag och i morgon.