Processutveckling

Behöver ni se över er verksamhets arbetssätt för att se var förbättringsområden finns? Behövs det förtydligande kring ansvarsområden och gränssnitt mellan olika roller?

Innan ni drar igång ett större processutvecklingsarbete kan det vara bra att ställa sig ett antal frågor:

1. Vad är ert utgångsläge?

  • Vi löser problemen när de uppstår, kompetensen finns hos enskilda individer, det kan finnas beskrivna processer men vi vet inte riktigt var och i vilken omfattning
  • Vi har processbeskrivningar och vi följer dem så gott det går. Vi vet hur vi löste aktiviteten förra gången och kan upprepa den igen. Det finns visst beroende till enskilda individer som har erfarenheter och kunskap, dessa involveras för att få tips, ta del av enklare checklistor etc.
  • Det finns processbeskrivningar med tillhörande checklistor/rutiner. Medarbetarna har enkel åtkomst till processerna och inser nyttan med att alla arbetar enligt överenskommen process. Uppföljning att alla arbetar enligt processerna genomförs.
  • Det finns väl fungerande processer som nyttjas på avsett sätt. Processerna kan följas upp med avseende på tid, kostnad och kvalitet och nyttjas vid styrning. Det pågår ett ständigt förbättringsarbete för att eliminera onödiga delar och effektivisera

2. Vad är målbilden med processkartläggningen?

3. Hur samspelar målbilden med organisationens övergripande strategi?

  • Kan processutvecklingen ta avstamp från den övergripande strategin? Kan processutvecklingen bli naturlig del för att nå uppsatta mål?

4. Hur följs det upp att målen med processkartläggningen nås?

  • Är målen SMARTa?

5. Vad är det som gör att ni ser att ni behöver processutveckla?

  • Problem i arbetssätt och gränsdragningar mellan arbetsgruppen
  • Ändrade arbetssätt och kravfångst inför en systemupphandling
  • Optimering av fungerande processer som kan bli ännu bättre
  • Inför digitaliseringsarbete
  • Annat

6. Vilka resurser kan bidra i processkartläggningen? Hur säkerställs att dessa har tillgänglig tid frigjord för processarbetet?

7. Hur ska processerna förvaltas framöver och av vem/vilka?

Om en verksamhet funderar igenom ovan frågor kan det möjliggöra mer träffsäker plan mot att uppnå målet. METAs specialister kan tillsammans med verksamheten gå igenom frågorna/svaren och ge råd framåt. Hör av dig till info@metafa.se så återkopplar vi så snart som möjligt!