Vi kartlägger ekonomisystem i fastighetsbranschen

För att ge branschen en överblick över marknaden har vi gjort en oberoende kartläggning av ekonomisystem i fastighetsbranschen, som visar hur långt de har kommit i att stödja centrala processer och driva digital utveckling.

Ekonomisystem är ett av fastighetsbolagens mest centrala IT-stöd. Stora volymer av leverantörsfakturor och återkommande processer gör att effektivitet och tillförlitlighet blir avgörande för ekonomiavdelningens arbete. Samtidigt ställs fastighetsbranschen inför särskilda behov, bland annat flerbolagshantering, frivillig skattskyldighet och komponentredovisning i anläggningsregister.

För att ge branschen en överblick över marknaden och en tydligare bild av systemens utveckling har Meta genomfört en oberoende kartläggning av ekonomisystem för fastighetsbranschen.

Automatisering i fokus
Automatisering är en av de mest påtagliga förändringsfaktorerna inom ekonomiområdet. I leverantörsfakturahanteringen kan det innebära att systemet med hjälp av konteringsregler styr fakturor automatiskt baserat på leverantör eller referens, eller att vissa fakturor flödar igenom utan manuell hantering om de uppfyller fördefinierade villkor.

Utvecklingen går också mot att system använder AI för att identifiera mönster i konteringar och på så sätt successivt bygga upp automatiserade arbetsflöden. Det frigör tid som kan läggas på analys, uppföljning och förebyggande arbete i stället för repetitiva moment.

Kartläggning av tio system
I den nya kartläggningen har 10 olika ekonomisystem analyserats utifrån 15 centrala processer. Dessa omfattar bland annat huvudbok, frivillig skattskyldighet, anläggningsregister, lönehantering och leverantörsreskontra.

Bedömningen gäller systemen i sig, inte hela leverantörens produktportfölj. En leverantör kan ha flera olika lösningar som tillsammans täcker fler behov än ett enskilt system.

Fyra nivåer av systemstöd
För att skapa en jämförbar bild bedöms varje process enligt fastställda kriterier i fyra nivåer:

• Stöd saknas (vit) – processen har inget eller mycket begränsat systemstöd.
• Grundläggande stöd (grå) – processen kan hanteras men kräver ofta manuell hantering eller kompletterande verktyg.
• Utvecklat stöd (ljusblå) – flera moment integreras i ett flöde som underlättar arbetet och effektiviserar vardagen.
• Utmanar normer (mörkblå) – avancerad funktionalitet, till exempel automatisering eller AI, som förändrar arbetssättet.

Ett strategiskt val
Att byta ekonomisystem är en omfattande process som ofta sker med långa intervaller varför det är viktigt att få det rätt från början. Avtalen löper över många år, vilket gör att valet får långsiktiga konsekvenser. Samtidigt är ett systembyte ofta mer än en teknisk förändring – det blir i praktiken ett verksamhetsutvecklingsprojekt där processer ses över och arbetssätt moderniseras.

Kartläggningen är därför tänkt som ett beslutsunderlag för både fastighetsägare och ekonomiansvariga. Genom att tydliggöra vilket stöd olika system ger för specifika processer kan den bidra till bättre jämförelser och underlätta framtida upphandlingar och processutveckling.

Tillgänglig för branschen
Resultaten finner ni i en samlad översikt här, www.metafa.se. Kartläggningen ger på så sätt en gemensam bild av nuläget och en indikation på hur digitaliseringen fortsätter att utveckla ekonomiprocesserna i fastighetsbranschen.

Kontakta oss gärna om du vill fördjupa dig i underlaget av kartläggningen.