Aktuellt

Ägd information - 

Tyvärr är det mer regel än undantag att just information saknar ett tydligt ägarskap och ansvar. Information som är allas ansvar blir ingens ansvar. Det pekas på avdelningar, personer och system där informationen borde ägas och kanske till och med är definierad att bo. Men roller som informationsägare och informationsförvaltare är sällan definierade. Uppgiften är så viktig att den behöver och förtjänar en strategi för hur den ska hanteras idag eller imorgon. Systemförvaltningsmodellerna innefattar inte informationen i systemen utan det begränsas oftast till systemkonfigurationen. Om man har gjort processer som man arbetar efter så skär dessa ofta genom verksamheten och bygger på att processägarna förstår vikten av input och output i de olika delarna, men det ger inte ett tydligt ägarskap för informationen. Så att äga och förvalta informationen är således en egen roll som i grunden är väsentlig för att skapa en effektiv verksamhet.

Delad information

Ett tydligt exempel på information där dilemma kan uppstå är area. En grundläggande fråga som alltid dyker upp är vad som är källdata eller masterdata för area. Till att börja med är area dessutom ett begrepp som kan definieras på så många olika sätt. Det finns BTA, BOA, LOA, BIA, BTA, NTA, Atemp och så vidare. Denna information delas ofta mellan olika system där det inte alltid är helt tydligt vilken typ som används, och för vad.

Nästa utmaning är om vi använder samma antal decimaler i beräkningen, och använder vi då data från källsystemet eller andrahandsinformation som redan är förvanskad och avrundad. Och börjar vi använda oss av denna information senare i processen för exempelvis beställningar av material eller tjänster som beräknas på area? Och slutligen för vår rapportering och beslutsfattande. När nyckeltalen inte stämmer med källan så uppstår osäkerhet och beslutsfattandet blir lidande och i värsta fall lägger vi tid på att mäta upp saker flera gånger då vi inte litar på informationen som vi skall basera våra beslut på.

Samverkan är en förutsättning

Att definiera roller som äger och förvaltar informationen är väsentligt. Men så även att samverka för att utveckla och ställa rätt krav.

Informationsägaren behöver vara med och säkerställa att systemstöd också skapar förutsättningar för att utbyta information på rätt sätt, att information kommer in i system eller utbyts mellan system sker antingen automatiskt eller med användargränssnitt som gör det lätt att göra rätt, och helst omöjligt att göra fel. Information behöver vara relevant, uppdaterad och ha en hemvist där det finns rutiner för gallring, rensning, backuptagning, arkivering och återläsning. För detta behöver kompetensen hos dem som bemannar vara rätt, och statusen på dessa nyckelroller höjas.