Aktuellt

Början på året innebär för många att starta upp olika projekt som planerats för i verksamhets- och affärsplaner. Kanske är det dags för upphandling av ett nytt fastighetssystem, att undersöka möjligheten att koppla upp driftteknik, att förbereda för digital informationsförvaltning eller för andra aktiviteter som bidrar till utveckling av fastighetsorganisationen. Oavsett vilket, är det klokt att göra en sista check att dessa - ofta kostsamma och resursintensiva – satsningar har goda förutsättningar för att nå önskad effekt. Vi på Meta vill passa på att påminna om några övergripande aspekter som vi tycker är viktiga och alltjämt aktuella. Vi gör det genom att anta att du redan har tänkt på allt detta, och lite till.

Låt oss utgå ifrån att grundarbetet är gjort. Ansvariga har koll på marknaden, trender och tendenser i omvärlden, är väl medvetna om rådande och kommande regelverk som berör verksamheten, har lyssnat på kunder, intressenter och den egna verksamheten, gjort risk- och konsekvensanalyser och är trygga med framtagen kostnadskalkyl. Nytta och mervärde är tydliga. Projektledare och deltagare är utsedda och ligger i startgroparna.

Låt oss anta att det är ett prioriterat projekt som är resultatet av ett strategiarbete som tagit ett helhetsgrepp om vägen framåt för att nå verksamhetens långsiktiga mål, med en vision som ledstjärna. Eller resultatet av en översyn som visar att åtgärden är rätt lösning på aktuella behov och utmaningar i verksamheten.

Låt oss förutsätta att ansvariga har beaktat följande. Digitalisering handlar inte bara om teknik utan framför allt om människor - om att få nöjdare kunder, men också om att skapa en bättre arbetsmiljö för sina medarbetare och en mer attraktiv arbetsplats. Det är alltså inte verksamhetsutveckling vi pratar om utan förändringsarbete. Detta innebär att både ledare och medarbetare behöver vara med på det hela för att åtgärden ska bli framgångsrik. Förmågan att kommunicera och engagera är vitalt. Det är sannolikt att förändringen också för med sig nya kompetensbehov – rekrytering och utbildning kan ta tid. Ansvariga är medvetna om att ny teknik, nya arbetssätt och nya kompetenser kommer att påverka befintlig organisationskultur.

Låt oss ta för givet att det bedrivs ett systematiskt informationssäkerhetsarbete. Det betyder bland annat att ansvariga har koll på verksamhetens skyddsvärden, hot och sårbarheter, klassning av informationstillgångar och adekvata säkerhetsåtgärder. Säkerhetsarbete kan vara såväl tidskrävande som kostsamt och därför är det klokt att det är integrerat i befintliga processer för planering och uppföljning.

Förhoppningsvis är inget av detta nytt för dig och du har säkert en lista på fler frågor som spelar in på just ditt projekt. Naturligtvis är det så att alla verksamheter har sina unika förutsättningar och oftast behövs det ingen djupanalys eller strategi för att konstatera att ett system som inte fyller sin funktion ska bytas ut. Men ibland är det klokt att ta till ett vidare perspektiv innan beslut ska fattas. Digitalisering innebär ju att fler verksamheter, enheter och människor kopplas ihop och kommunicerar med varandra. En kanske till synes avgränsad satsning kan ändå vara komplex och ha långtgående konsekvenser, både värdefulla och oönskade.

Håll koll på läget, och på dina informationstillgångar!